Статьи

Оцифровка документов в офисе – сканер или МФУ

Одной из характерных особенностей современного офиса является коренная трансформация процесса документооборота – переход на электронные копии. А это значит, что не обойтись без сканирующего устройства.

Однако даже в том случае, если перед компанией не стоит цель немедленно перейти на электронный оборот документов, наличие устройства сканирования делает работу офиса более продуктивной. В любой момент вся хранимая на бумаге информация, например про банк Санкт Петербург, вклады юридических или физических лиц, или условия размещения депозитов может быть оцифрована и передана в электронном виде через Интернет или локальную сеть в соседнее подразделение.

Но чему отдать предпочтение – сканеру или МФУ? Многофункциональные устройства (МФУ) разумно использовать при ограничениях в бюджете и отсутствии необходимости в сканировании больших объёмов документации. Они выгодны с точки зрения цены, экономии рабочего пространства и уменьшения количества проводов (тем более что есть и беспроводные МФУ). Но с другой стороны принцип 3 в 1 говорит о том, что если ломается сканер, то организация остаётся как минимум и без ещё одного из устройств (принтера, копира или факса). Ещё один недостаток, особенно заметный в недорогих моделях – ограничение скорости печатающих и сканирующих устройств. Это незаметно если, скажем, в течение дня вам нужно отсканировать и напечатать пару листов с информацией про срочные вклады банков. И совсем другая ситуация – если этих листов сотни. При большом потоке документов может замедлиться их оцифровка, что негативно повлияет на эффективность рабочего времени.

Есть и ещё один момент. Совмещение функций печати и сканирования может стать серьёзной проблемой. Прежде чем начать печатать, вам придется прервать или дождаться окончания работы сотрудника сканирующего документы. Ну а так как страниц в сканируемых документах может быть несколько сотен, а объём печати в среднестатистическом офисе тоже немаленький, то совершенно понятно, что одним МФУ вам не обойтись.
Преимуществом отдельного (дискретного) сканера является более высокое качество оцифровки, богатый функционал и более высокая скорость. С его помощью вы сможете оперативно оцифровать намного больший объём документов, чем на МФУ.
С учётом всего вышесказанного разумным выходом из ситуации будет оснастить МФУ рабочие места отдельных сотрудников, которым периодически требуется печатать, копировать или сканировать документы в незначительных объёмах (например, стол секретаря). Ну а для крупных объёмов сканирования понадобится полноценный, высокопроизводительный дискретный сканер.

Оставьте Ваш отзыв